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关闭窗口 五、招标文件
一份清楚列明合约双方的权责以及风险分配的招标文件可减少施工期间的合约纠纷，对工程造价管理有很大的帮助。
各工务部门制订的招标文件在格式上都十分相似，而在内容方面(除了有关工程的资料外)亦大致相同。例如建筑工程合约都会采用同一版本的标准建筑合约条款， 而土木工程合约则会采用同一版本的标准土木工程合约条款等。此等标准格式、内容及合约条款是经过多年累积的工程管理经验而制订及更新的。每个工务部门都设有一合约顾问单位，为工程管理人员提供合约上的指引。
若工程造价预算超过—亿港元的话，有关招标文件的重要部分(即对合约约责有影响的，如特殊合约条款等)要先经工务局法津咨询部审阅，才可招标。若在招标期间招标文件内的重要部分有重大修改，则此等修改连同与投标者的相关书信来往须经工务局法律咨询部审阅后才可批出工程合约。
六、标书审核及定标程序
工务部门处理及审核标书的程序非常严谨。在未有定案之前，所有关于投标事宜或标书的口头上或书面上的沟通都作机密文件处理，而有关文件上亦盖有此等字样。 若发现投标者漏交了需要提交的资料或提交了含糊的资料时，有关工务部门会要求投标者在指定日期前补交有关资料或澄清含糊的资料。但在任何情况下，投标者都不能更改已提交的投标价。有些时候审标人员需要当面与投标者了解所提交的资料，因而会与投标者开会。此等会议必须有会议纪录，列明与会人，曾讨论的事情及结论。记录必须经各与会人同意。 当发现标中有某些工程小项的单价不合理地高或低时，而此等工程小项在数量上如有大增减时会导致最终工程价有大变动时，审标人员小心考虑应否将该工程判给该投标者。若投标者的标价不合理地低而审核人员仍然认为应该将工程批与该投标者，他们须在审核标书报告中列明原因。
在发现标中有计算错误或有过低或过高的单价时，有关部门会去信该投标者询问他是否仍然愿意持该投标价抑或收回投标书。
若在考虑之列的标书中的标价是十分接近时，有关部门会将各标书在工程期间将会收到的分期工程费用转化为现值总价格以作比较。
除标价外，审标人员亦会考虑投标者的过往工作表现，技术及财政状况，工地安全记录，触犯法律情况(如环保及雇佣条例等)， 与及若工程额超过—亿港元时，投标者以往的索赔记录等。
在完成审标工作后，有关工务部门会提交审核标书报告予以下委员会考虑及批准：
工程额超过二千万港元的由中央投标委员会(成员包括库务局局长，工务局局长，律政署代表，廉政公署代表等)；
工程额少于三千万港元的由工务工程投标委员会(成员包括工务部门代表)。
七、施工期间的造价管理
为确保最终工程价不超过合约总额及所有的设计更改都符合成本效益的原则，工务部门采取了以下措施：
1.每月在发出工程量单给承建商的同时，亦检讨及评估在工程完成时的合同最终价(即计算所有设计更改及其它加减项目在内)。
2.在发出更改设计指令予承建商前，先行预计该更改的金额值。并按金额的大小交予适当职级的官员批核。例如建筑师或工程师可以发出个别不超过港币十五万元的设计更改指令。若指令超过港币十五万元但少于港币三十万元，则须高级建筑师或高级工程师先行批核才可发出。如此类推，部门首长可批核金额不设上限的更改指令。
3.工程管理人员尽快计算并与承建商达成对加减项目金额的协议。以免日后因人事变动，或资料遗失等因素拖慢工程结算工作。
八、及早解决工程纠纷
工程纠纷往往跟造价有关。处理工程纠纷的方法须依照合同条款规定。一般来说，工务工程的纠纷会先经有关总建筑师或工程师审核及作出决定。通常合约会规定若承建商不同意该决定，纠纷会通过调解方式解决。若任何—方不想用调解方式或调解不能成功，则会采用仲裁方法解决纠纷。
任何调解或仲裁个案，有关工务部门都会咨询律政署的法律意见。律政署亦给予有关官员所需的技术支持。
在一些特殊的工程项目，例如复杂的或有很大机会在设计上有大更改的，有关工务部门会在合约文件内指明计算设计更改指令的金额的工作需要在该指令发出后28天内完成，并交予承建商参考及尽快达成协议
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